To PDF zgodny ze standardami dostępności cyfrowej, czyli:
- WCAG, czyli międzynarodowymi wytycznymi dostępności treści internetowych, które część kryteriów odnoszą także do PDF-ów,
- a także PDF/UA (ang. PDF/Universal Accessibility, formalnie jest to norma ISO 14289), czyli standardem przeznaczonym wyłącznie dla tego rodzaju plików.
Warto podkreślić: PDF jest dostępny dlatego, że:
- ktoś prawidłowo pod kątem dostępności przygotował plik źródłowy i przetworzył go na format PDF
- lub plik w formacie PDF przetworzył używając odpowiedniego oprogramowania
Samo z siebie nic się nie dzieje, ktoś musiał świadomie wykonać odpowiednie czynności. Te czynności to np.:
- zadbanie o odpowiednią strukturę logiczną treści, ułatwiającą nawigację, czyli nadanie tytułu, śródtytułów (tj. nagłówków), wypunktowań itp.,
- odpowiednie opisanie elementów nietekstowych, czyli dodawanie tekstów alternatywnych (tzw. altów) do zdjęć, infografik, wykresów itp.
Tego rodzaju funkcje są osadzone w edytorach tekstu (jak Word, Writer itp.), a także programach służących do projektowania, składania i przygotowywania do druku różnego rodzaju materiałów (jak InDesign). Cała tajemnica polega na tym, by… używać tych funkcji zgodnie z przeznaczeniem. Dzięki temu powstały później PDF będzie dostępny i najprawdopodobniej nie będą potrzebne żadne dodatkowe działania lub będzie ich niewiele.
Te działania polegają z grubsza na nadaniu elementom wizualnym „znaczenia cyfrowego”. Nie zawsze bowiem to, co widzimy, jest tak samo interpretowane przez programy komputerowe. To szczególnie ważne w bardziej złożonych dokumentach: gazetach, folderach, raportach itp., w których nacisk jest kładziony na warstwę wizualną. Jeśli ktoś nie zadbał o dostępność już na etapie składu, trzeba to później „nadrobić”, a więc m.in.:
- prawidłowo oznakować ten dokument, by było np. jasne, co jest tekstem, co nagłówkiem, co listą, co zdjęciem itp.,
- ustalić kolejność odczytywania treści i jej logikę.
Może to zająć sporo czasu, a więc także… kosztować. O wiele taniej jest zacząć dbać o dostępność już na etapie tworzenia szaty graficznej i kontynuować ten proces podczas składania publikacji.