Właściciel serwisu
Niewątpliwie najbardziej odpowiedzialnym za jakość serwisu i jego dostępność jest jego „właściciel”. Właścicielem jest organizacja, która prowadzi serwis internetowy informujący o jej działalności. W przypadku dowolnego rodzaju organizacji, funkcję przedstawiciela właściciela pełni prezes, dyrektor czy kierownik.
Trudno oczekiwać, że np. kierownik działu promocji będzie sprawdzać, czy teksty alternatywne zdjęć zostały poprawnie napisane, czy formularze ankiety są zgodne ze specyfikacją WCAG itp. Jego rola jest jednak bardzo istotna, ponieważ to właśnie on kreuje procedury, deleguje obowiązki oraz stanowi o tym, co jest, a co nie jest priorytetem.
Właściciel powinien zdawać sobie sprawę z tego, że jego odpowiedzialność za dostępność dotyczy wszystkiego, co robią lub czego nie robią jego pracownicy. To również on ponosi odpowiedzialność za niespełnienie wymogów prawnych związanych z zapewnieniem dostępności serwisu.
Redaktor
Redaktor, którego zadaniem jest publikowanie informacji w serwisie internetowym jest kluczową postacią w procesie wdrażania dostępności. Nawet najbardziej technicznie dostępny serwis, po kilku miesiącach działań redaktorów, może stać się słabo dostępny. W większości sytuacji, jeśli redaktor wpływa na pogorszenie dostępności serwisu, to robi to nieświadomie, nie jest przeszkolony do prawidłowego publikowania treści lub nie dysponuje narzędziami, które by to umożliwiały.
Obecnie większość serwisów zarządzana jest za pośrednictwem systemów zarządzania treścią, które są bardzo proste w użyciu nawet dla początkujących użytkowników komputera. Publikowane informacje zapisują się w bazie danych i są widoczne na stronach serwisu dzięki odpowiednim algorytmom. W momencie wizualnej przebudowy serwisu, w wielu przypadkach baza danych nie jest modyfikowana. Dlatego to, w jaki sposób informacje zostały opublikowane po raz pierwszy, może mieć wpływ na dostępność także po wielu latach, nawet jeśli serwis wielokrotnie zmieniał zmienił swój wygląd.
Dlatego właśnie wykwalifikowany redaktor jest kluczowy dla dostępności informacji.
Każda instytucja powinna przeszkolić redaktorów oraz dostarczyć im narzędzia, które ułatwiają dostępne publikowanie informacji. Instytucja powinna także dysponować procedurami opisującymi to, jak należy generować pliki PDF, jak formatować pliki DOC, czy np. kto spośród redaktorów jest odpowiedzialny za tworzenie napisów do filmów i transkrypcji materiałów dźwiękowych.
Twórca serwisu
Przed twórcą serwisu stoi zadanie zaplanowania i wykonania serwisu zgodnie ze standardami i zasadami dostępności. Zadanie to wymaga wiedzy i zaangażowania, które nazywamy „myśleniem o dostępności”. Zwrot ten sugeruje, że w wielu wypadkach stworzenie dostępnego serwisu nie wiąże się z dodatkowym nakładem pracy, ale wymaga jedynie prawidłowego i zgodnego z wytycznymi podejścia do prac graficznych czy programistycznych.
Odpowiedzialność za dostępność osób i firm, które tworzą serwisy jest zatem ogromna, ale nie jest wyłączna.
Wszyscy tworzymy dostępność
Dotychczas wyłączną odpowiedzialnością za dostępność obarczało się twórców serwisu lub informatyków administrujących serwisem. Skutkiem tego nieprawidłowego podejścia jest to, że do tej pory większość serwisów administracji publicznej i organizacji pozarządowych w Polsce jest bardzo słabo dostępna.
To prawda, że programiści rzadko mają wiedzę i motywację, by tworzyć dostępne serwisy. Niezbędne są jednak działania na rzecz dostępności, które swoim zakresem obejmą całość struktury organizacji, począwszy od zwykłych pracowników, aż po właścicieli, prezesów i kierowników.
Z całym przekonaniem podkreślamy, że jedyną możliwością prowadzenia dostępnego serwisu jest podział obowiązków oraz odpowiedzialności pomiędzy wszystkich pracowników, którzy pracują bezpośrednio nad serwisem, jak i tych, których praca wpływa na to, co i w jaki sposób jest publikowane na stronach.
Dostępność nie może być traktowana jako kolejne obciążenie pracowników, ale bardzo ważna kategoria czynności, na wszystkich etapach realizowanych działań.
Co więcej, pracownicy wszystkich stanowisk zyskają na dostępności. Dla przykładu: im lepsza architektura informacji w serwisie oraz im bardziej zrozumiałe teksty, tym rzadziej klienci i petenci, zamiast dzwonić z najprostszymi pytaniami — z łatwością znajdą na nie odpowiedź w serwisie internetowym. Dostępność może mieć zatem także wpływ na wydajność organizacji.
Dostępność przynosi korzyści wszystkim, zarówno odbiorcom, jak i tym, którzy publikują informacje.